Beban Administrasi, Umum dan Penjualan

Beban administrasi, umum dan penjualan adalah biaya non produksi utama yang ditampilkan dalam Laporan laba rugi (Income Statement atau Profit and Loss).

Dalam Bahasa Inggris; Beban administrasi, umum dan penjualan adalah SGA atau SG&A: Selling, General and Administrative Expenses)

Beban administrasi, umum dan penjualan terdiri dari biaya gabungan dari operasi perusahaan, yang termasuk ke:

1. Penjualan

Beban pokok penjualan yang termasuk gaji, biaya iklan, biaya manufaktur, sewa, dan semua biaya dan pajak secara langsung berhubungan dengan produksi dan penjualan produk.

2. Umum

Beban usaha umum dan pajak yang secara langsung berhubungan dengan operasi umum perusahaan, tetapi tidak berkaitan dengan dua kategori lainnya.

3. Administrasi

Gaji Eksekutif dan pendukung lainnya dan semua pajak yang berkaitan dengan administrasi perusahaan secara keseluruhan.

Penting untuk diingat

Biaya penjualan, umum, dan administrasi (SG&A) dimasukkan dalam laporan laba rugi di bagian biaya.
SG&A tidak ditetapkan untuk produk tertentu, dan oleh karena itu tidak termasuk dalam harga pokok penjualan (COGS).
Mereka dilakukan sebagai bagian dari operasi bisnis sehari-hari.
Manajer menargetkan SG&A ketika strategi pengurangan biaya diterapkan karena strategi tersebut tidak memengaruhi produksi atau produksi barang secara langsung.

Contoh Biaya Administrasi Umum

Biaya Administrasi dan Umum antara lain meliputi:

• Office Salaries (Biaya Gaji Karyawan Kantor).
• Office Supplies (Biaya Persediaan Kantor).
• Office Maintanance ( Biaya Perawatan Kantor).
• Depreciation Of Office Equipment (Biaya Penyusutan Peralatan Kantor).
• Taxes (Pajak-Pajak).
• Utilities Expenses.
• Office Telephone and Telegraph (Biaya Telepon Kantor)
• Insurance (Asuransi).
• Pembayaran uang listrik, air, telepon.
• Komisi penjualan, iklan, materi promosi, kompensasi pejabat perusahaan serta staf pemasaran, penjualan, keuangan dan kantor, sewa, utilitas, persediaan, komputer.

Perbedaan Beban Umum dan Beban Administrasi

Beban umum

Beban umum mencakup pengeluaran operasi harian yang tidak terkait dengan penjualan maupun aktivitas operasi. Contohnya adalah beban sewa, utilitas dan peralatan komputer di kantor.

Beban umum masuk kategori beban tetap karena perusahaan harus mengeluarkannya, terlepas dari volume produksi atau penjualan. Perusahaan harus membayar sewa kantor atau peralatan, bahkan ketika volume produksi turun drastis.

Beban administrasi

Beban administrasi mencakup berbagai jenis beban yang terkait dengan fungsi bisnis non-produksi dan penjualan. Contohnya adalah gaji dan bonus personel akunting, teknologi informasi dan sumber daya manusia. Gaji eksekutif juga masuk kategori ini. Contoh lainnya adalah beban pos dan telekomunikasi, fee tenaga profesional, beban perjalanan, konferensi dan pertemuan.

Sama seperti beban umum, beban administrasi adalah beban tidak langsung dan tidak terkait dengan penjualan maupun produksi. Perusahaan mengeluarkannya untuk mendukung operasi harian bisnis. Untuk perusahaan manufaktur, beban administrasi biasanya bersifat tetap karena tidak tergantung pada volume penjualan ataupun volume produksi.

Cara perusahaan bisa mengurangi beban penjualan, umum dan administrasi

Pemotongan biaya administrasi membutuhkan kerja sama dan partisipasi staff dan karyawan Anda.

Memangkas beban SG&A adalah langkah strategis untuk meningkatkan keuntungan tanpa mengorbankan bisnis. Pemangkasan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam strategi penetapan harga dan meningkatkan arus kas, karena sebagian besar dari mereka adalah beban tetap. Berikut beberapa opsi untuk mengurangi beban SG&A:

Memberdayakan teknologi

Manajemen dapat memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.

Misalnya, karyawan tidak perlu menghabiskan banyak kertas hanya untuk laporan internal yang tidak terlalu penting. Untuk mencetak draft laporan penting, mereka dapat memanfaatkan kertas bekas.

Mereka juga dapat menggunakan internet untuk memfasilitasi pembelian, manajemen pelanggan, atau penjualan produk.

Mengurangi fee tenaga ahli

Perusahaan dapat menginvestasikan uang lebih besar melalui training karyawan internal. Itu meningkatkan kompetensi karyawan dan sekaligus mengurangi ketergantungan jasa tenaga profesional dari luar.

Sewa jangka pendek

Manajemen dapat menyewa properti atau peralatan yang tidak terlalu penting alih-alih membeli atau menyewanya dalam jangka panjang. Itu memberikan fleksibilitas ketika perusahaan berpindah lokasi kantor karena telah menemukan lokasi yang cocok.

Outsource kegiatan administratif non utama. Manajemen juga dapat meng-outsource staff back office, alih-alih merekrutnya secara permanen.

Membatasi pengeluaran perjalanan dan hiburan yang tidak penting. Misalnya, manajemen dapat menyesuaikan pengeluaran untuk hiburan pengeluarannya dengan kondisi pendapatan. Tentu saja, penghematan tidak termasuk beban yang berkaitan dengan manajemen hubungan dengan pelanggan atau pemasok.

Batasi biaya perjalanan dan hiburan (Entertainment)

Hubungan klien selalu penting dan tidak boleh dikompromikan. Namun, nilai dari pertemuan tatap muka (meeting) bukanlah fungsi dari hadiah mewah dan makan malam mahal di restoran mewah.

Tetapkan kebijakan hiburan yang sesuai dengan ekonomi; klien dan prospek Anda akan mengerti karena perusahaan mereka mungkin menerapkan kebijakan serupa.

Manajemen juga tidak perlu menghabiskan banyak uang hanya untuk rapat di hotel berbintang.

Pendanaan ulang utang (Debt refinancing)

Refinancing adalah cara pembayaran atau pelunasan pinjaman dengan mengajukan pinjaman baru yang bunganya lebih rendah. Hal ini dilakukan untuk meringankan pelunasan utang baik perorangan atau perusahaan.

Suku bunga sangat rendah saat ini. Jika Anda memiliki hutang jangka panjang untuk peralatan, mesin, atau real estat, sekaranglah waktunya untuk membiayai kembali dengan tujuan mengurangi pembayaran sebanyak mungkin untuk jangka pendek. Di masa-masa sulit, uang tunai adalah raja, jadi Anda ingin menyimpan sedekat mungkin untuk keadaan darurat.

Pengaturan waktu (Timing)

Bisakah Anda menghemat uang dengan menggeser waktu hari, minggu, atau bulan saat Anda melakukan tugas tertentu? Misalnya, bagaimana jika melakukan pekerjaan ketika aktivitas di sebuah departemen Anda lambat?

Bisakah itu dilakukan secara lebih efisien dalam kelompok? Apakah ada hukuman nyata yang dikenakan jika tersedia online selama lebih sedikit jam dalam sehari? Bisakah tugas diselesaikan dengan lebih efisien jika tidak ditangani dengan dasar masuk pertama, keluar pertama?

Contoh: staff departemen A masuk jam 8 pagi dan pagi pulang 5 siang ((dengan jam makan siang 1 jam). Staff departemen B masuk jam 9 pagi dan pulang jam 6 sore (dengan jam makan siang 1 jam).

Biaya hukum (Legal fees)

Setiap bisnis akan membutuhkan bantuan hukum dari waktu ke waktu. Dari persyaratan izin pembukaan badan usaha (CV, PT, dll), menyiapkan kontrak kerja pertama Anda, hingga menangani situasi pajak yang rumit, kecil kemungkinan Anda akan memiliki keahlian ini sendiri.

Biaya hukum dapat berupa biaya reguler, biaya berkelanjutan, atau sekali bayar. Anda mungkin memiliki pengacara dengan punggawa selama beberapa jam dalam sebulan untuk memastikan bahwa Anda patuh.

Anda bahkan mungkin memiliki pengacara internal atau ahli compliance. Karena tidak berkontribusi pada penjualan, ini akan menjadi beban umum dan administrasi juga.

Dan dari waktu ke waktu Anda harus mengeluarkan uang untuk menyelesaikan tantangan hukum tertentu. Biaya ini bisa jadi signifikan, tetapi penting untuk menjaga perusahaan Anda tetap di atas air.

Jangan menggunakan kertas (Go paperless)

Meskipun sebagian besar bisnis masih menggunakan banyak kertas setiap tahun, pertimbangkan untuk men-digitalisasi apapun yang bisa dilakukan.

Invoice, faktur penagihan, kalau bisa dibuat paperless.

Daripada mencetak memo untuk rapat staf mingguan, simpanlah ke folder jaringan di komputer Anda.

Buat catatan rapat di laptop atau tablet Anda, dan Anda akan segera menghabiskan jauh lebih sedikit untuk biaya kertas dan serta tinta printernya.

Sumber bacaan: Investopedia, Corporate Finance Institute, Accounting Coach

Pinter Pandai “Bersama-Sama Berbagi Ilmu”
Quiz | Matematika | IPA | Geografi & Sejarah | Info Unik | Lainnya | Business & Marketing